Het Nieuwe Werken

Interne communicatie: waarom Het Nieuwe Werken vastloopt

Het Nieuwe Werken (HNW) of Werken 2.0. was tot voor kort een van de meest actuele HRM-onderwerpen. Inmiddels steken oude vertrouwde vooroordelen over alles wat met flexibel werken en thuiswerken te maken heeft weer de kop op en doen bedrijven zoals Yahoo Het Nieuwe Werken zelfs in de ban. Maar waarom eigenlijk en kunnen we het tij nog keren?

Lager ziekteverzuim

Het Nieuwe Werken helpt organisaties om duurzamer, efficiënter en effectiever samen te werken. Uit onderzoek is gebleken dat HNW -mits goed geïmplementeerd- leidt tot een hogere productiviteit, een lager ziekteverzuim, een hogere medewerkersbetrokkenheid, een betere work-/lifebalance en lagere kosten door besparing op kantoorruimte en woon-/werkverkeer. Bovendien maakt het werkgevers aantrekkelijker als employer brand voor nieuwe generaties werknemers. Wanneer ik echter met organisaties over Het Nieuwe Werken praat, komt ‘kostenbesparing’ meestal naar voren als voornaamste reden om ermee te beginnen. Het lijkt soms wel of er helemaal geen visie is. Organisaties lijken bovendien vergeten zijn dat het bij HNW gaat om een verandertraject waarbij gedragsverandering (en het faciliteren daarvan) voorop staat.

Interne communicatie cruciaal bij implementatie van Het Nieuwe Werken

Een veranderproject als Het nieuwe Werken omvat meer dan ICT en hippe werkplekken. Een laptop en smartphone zijn zó uitgedeeld en het inrichten van een thuiswerkplek is niet zo ingewikkeld. Maar dan begint het pas. Voor medewerkers en managers vergt deze nieuwe manier van werken een enorme omschakeling. Zo moeten leidinggevenden meer managen op basis van vertrouwen en sturen op vooraf met de medewerker afgesproken doelstellingen (output). En medewerkers onderling moeten heldere afspraken maken over werkinhoud, overlegmomenten en het gewenste resultaat omdat ze elkaar niet meer elke  dag fysiek ontmoeten. Bovendien moet de medewerker in staat zijn om het werk naar eigen inzicht in te richten (autonomie). Dat is niet iedereen gegeven. Het gaat er dan ook om je interne communicatie/ verandercommunicatie zo in te richten dat je managers én medewerkers meeneemt in het veranderproces. Een goed trainingsprogramma om nieuwe patronen in te slijten, mag daarbij niet ontbreken.

Het Nieuwe Werken en de belangrijkste miskleunen

Van verandertrajecten is langer bekend dat het gros ervan mislukt. Een gebrek aan visie, het negeren van staven als HRM en Communicatie, slecht projectmanagement en een slechte interne communicatie liggen daar vaak aan ten grondslag. In die zin is het helemaal niet raar dat een veranderprogramma als HNW hetzelfde overkomt. Onderstaand alvast 3 missers die ik ben tegengekomen.

1) Ontbreken draagvlak bij directie

Wanneer directies op basis van extrinsieke argumenten (bijv. het verlopen huurcontract, kostenreductie) voor Het Nieuwe Werken kozen, ontbrak vaak ‘het geloof’. De introductie van Het Nieuwe Werken werd met de nodige ‘tamtam’ aangekondigd in het personeelsblad, terwijl zo’n directie vervolgens geen voorbeeldgedrag liet zien. Wijdverbreid zijn de verhalen van directievoorzitters die het vertikten om het eigen kantoor af te staan terwijl medewerkers hun vertrouwde werkplek moesten inleveren. Een valsere start kun je niet maken.

2) Slecht functionerende ICT en faciliteiten

Als íets het succes van Het Nieuwe Werken heeft ondermijnd, is het niet functioneren van nieuwe ICT-middelen en de kantoorinrichting. Medewerkers konden bijvoorbeeld hun e-mail en agenda niet met hun laptop en smartphone synchroniseren en op bepaalde dagen geen geschikte werkplek vinden op kantoor omdat iedereen op woensdagmiddag en vrijdag ‘thuis werkte’. Begrijpelijk dat dit het enthousiasme geen goed deed. Maak dus goede werkafspraken en zorg voor een kwalitatief sterk projectteam met leden die zich ervan bewust zijn dat zij (mét de lijnmanagers!) nieuw gedrag moeten faciliteren.

3) Integrale aanpak ontbrak

Ik ken organisaties waar Het Nieuwe Werken is neergelegd bij één persoon die daarnaast nog meerdere taken heeft. Wellicht te doen bij een kleine organisatie tot 50 á 100 medewerkers, maar bij een groter personeelsbestand een garantie voor mislukking. Zo iemand raakt al snel verstrikt in politieke spelletjes en belangentegenstellingen, mist specifieke kennis en weet geen focus te houden. De overgang naar Het Nieuwe Werken is niet iets van één persoon maar een samenspel tussen  directie, HRM, ICT, Facilities en Communicatie. Bijvoorbeeld in een projectorganisatie met specialisten van deze disciplines die volledig voor de introductie van Het Nieuwe Werken zijn vrijgesteld en in staat zijn om kennis en medewerkers met elkaar te verbinden.

Over de Auteur: Huub Buijs

 

Huub Buijs is interim communicatieprofessional en -trainer en gespecialiseerd in alle HRM-gerelateerde communicatie: adviseur nterne communicatie, HR-communicatie, arbeidsmarktcommunicatie. Met zijn bedrijf Buijs Arbeid & Communicatie in ‘s-Hertogenbosch adviseert Huub organisaties o.a. over het verbeteren van de communicatie met hun eigen werknemers. Daarnaast verzorgt Huub trainingen voor werkzoekenden en ZZP’ers op het gebied van solliciteren en personal branding.